David Allen’s Digitalized Organization Man

David Allen je autorem nejprodávanějšího Udělat věci do konce: Umění produktivity bez stresu a jeden z předních národních guru řízení osobního času. Jeho systém time-managementu klade důraz na okamžité jednání s příchozími informacemi – buď dokončením akce, pokud ji lze provést během několika minut, delegováním nebo uložením do konkrétních složek úkolů a následných činností po stanovenou dobu. stranou pro větší úkoly. (Vskutku, Allen má zde v Technology Review několik žáků.)

Když jsme Allena tento týden zastihli, zeptali jsme se ho, co si myslí o nejnovějších technologických nástrojích pro sledování úkolů a závazků, jako je Google Calendar, který byl spuštěn minulý týden (viz Google’s Time Keeper ).

Recenze technologie: Počítače a internet nás nechají dělat více věcí, ale mohou nám skutečně pomoci udělat více věcí? Jak technologie zapadá do dobrého systému řízení času?

David Allen: Za prvé, neřídíte čas. Čas je čas a nedá se řídit. To, co řídíte, jsou závazky. Kalendář vám umožní zvládnout maximálně tři nebo čtyři procenta toho, co musíte udělat. To, co opravdu potřebujete, je způsob, jak sledovat své závazky. Pak začnete chápat obrovské množství závazků, které jste přijali, a budete schopni tyto závazky zkontrolovat.

Naprostá většina gadgetů nedělá nic jiného, ​​než že zrychluje, jak tyto informace krájíte na kostky. Není žádný rozdíl mít kalendář v kapse nebo na internetu. Mám Palm a ani bych to nepoužil, pokud by neměl funkci měsíčního přehledu, což je jediný důvod, proč je Palm pro zpracování digitálních informací o něco lepší než spousta jiných gadgetů. Ale má stejnou nevýhodu: Sejde z očí, sejde z mysli.

Často se musíte podívat na seznam hovorů, které musíte uskutečnit, když jste u telefonu a když máte trochu času. Pokud počítač dělá tyto informace všudypřítomnějšími a snáze přístupnými, pak do této míry pomáhá.

Ale počítač vám také může dát iluzi, že jste organizovaní – když jediné, co ve skutečnosti děláte, je sledování zástupných symbolů. Ve světě geeků spousta lidí miluje moje věci, protože to přebíjí to, co můžete udělat. Ale pokud jste přepracovaní, budete stejně unavení, když používáte elektronický nebo online kalendář, jako když používáte papírový.

TR: Jak hlídáte své vlastní závazky?

DÁVÁ: Upřímně, vše, co potřebuji, jsou seznamy. Jeden z těchto seznamů je kalendář a ostatní jsou seznamy věcí, které obsahují potenciální možnosti, věcí, na které si mohu ukázat, že mám jít a dělat v závislosti na tom, kde jsem, jako @práce, @doma atd. Nepotřebuji nic ale těchto osm nebo devět plochých seznamů. Cokoli, co spravuje seznamy, funguje dobře. Přesně tímto způsobem jsem použil papírový plánovač. Přenášet Palm je o něco jednodušší. Ale mohl jsem prohlížet plánovač snadněji než PDA.

TR: A co chytré telefony jako Palm's Treo s kalendáři, e-maily a tak dále? Umožňují vám vést seznamy úkolů a volat ze stejného zařízení.

DÁVÁ: Můj telefon Sony-Ericsson je mnohem zábavnější mít v kapse než Treo, které se mnoha lidem líbí, ale PDA jsou neohrabané maličkosti. Raději spojím svůj Palm a telefon, než abych je rozbil dohromady. Pokud jeden spadne, chci, aby fungoval druhý. A plusem je malý tvar telefonu. Byl jsem jen na procházce v Bostonu. Dal jsem si mobil do kapsy. Nechtěl jsem si vzít Palm. Kdybych měl Treo, musel bych si je vzít oba s sebou a pak bych měl v kapse tu velkou neohrabanou věc.

Mnoho PDA se také stává malými počítači, kde musíte projít dvěma nebo třemi kliknutími, abyste našli své seznamy. Pokud se pokoušíte zmapovat 43 různých kategorií v aplikaci Outlook na svém zařízení Windows Mobile, ale chcete si jen rychle zavolat, kolik míst musíte hledat? Chápu, že pokud jste opravdu geeky, stane se z toho zvyk – pak jste zlomili svůj nevědomý odpor. A hodně z toho funguje na naše vlastní vnitřní geeky, když jsme v sobotu doma a dovádíme s vychytávkami. Ale když jste ve vleku reality, když se zotavujete z chřipky a cítíte se jako blázen, mělo by to být opravdu jednoduché a skutečně dostupné.

TR: Jak by podle vás vypadal skutečně užitečný druh technologie osobního organizéru?

DÁVÁ: Mohli bychom zabudovat nějakou rozumnou inteligenci, podobně jako Mitch Kapor [zakladatel Lotusu] původně s Agendou. [Agenda byl program pro správu osobních informací založený na DOSu prodávaný společností Lotus koncem 80. a začátkem 90. let; dovoloval volný vstup a kategorizaci malých položek do databáze a dodnes je používán mnoha jeho oddanými. -Eds. ] Kdybych byl schopen si jen zapsat Call Bill na obrazovku PDA a okamžitě by se objevil na mém seznamu hovorů, a je tam, když jsem na letišti a mám čas uskutečnit pár hovorů, bude to dělat věci mnohem pohodlnější.

Když přijde den, kdy tu sedím a mluvím s vámi, a uvědomím si, že potřebuji baterie do svého fotoaparátu, a řeknu to svému PDA, a když jdu na pochůzky, už je na mém seznamu – pokud ano rychlý, neprůstřelný a bezproblémový a zobrazuje vám data, která chcete vidět, v jakémkoli kontextu, ve kterém se nacházíte – pak se počítače nakonec stanou užitečnými nástroji, protože nám rychleji a rychleji získají požadovaná data.

Tablet PC [notebooky s rozhraním založeným na peru] se blíží. Lidé v mém technologickém týmu a další lidé, které znám, jsou nadšenci pro tablety a milují je. Mají rádi dotek a pocit z papíru, ale tablet je účinný způsob, jak to digitalizovat. je to trochu legrační. Jakmile bude počítač opravdu, opravdu, opravdu dobrý a výkonný a rychlý, pak začne odpovídat papíru.

Ale pokud jste se dostali dostatečně daleko do GTD [ Dodělávat věci ], víte, že vaší největší výzvou je provádět týdenní kontrolu [čas vyhrazený na vyhodnocování a vyhodnocování seznamů a určování, jaká by měla být další akce pro každou položku]. Kdybych měl miliardu dolarů, navrhl bych věc, která by dělala přizpůsobenou týdenní recenzi. Spustilo by to správné otázky a donutilo by mě to přemýšlet o výsledcích. Například by to řeklo, jedete do New Yorku. Chcete, abych dostal lístky do divadla, jako když jste tam byli naposledy? Existuje spousta skvělých věcí, které by se daly zabudovat do skutečného osobního manažera.

WR: Konečným cílem toho, jak věci udělat, je pomoci lidem, aby měli, jak říkáte, mysl jako voda – takže mohou skutečně vyřadit věci do svých seznamů a mít chvíli nečinnosti, když jejich hlavy nejsou plné všech věcí, které mají. dělat. Přibližuje nás technologie k takovému nekonání?

DÁVÁ: Chci nic nedělat tak často, jak jen můžu. Proto neustále dostávám svou e-mailovou schránku co nejblíže k nule a snažím se všechny ty smyčky uzavřít. Většina lidí tráví celý týden před odjezdem na dovolenou tím, že se snaží tyto věci zvládnout a nenechat se tím řídit. Ale 90 procent práce GTD je jen schopnost velmi rychle vyhledat, co bych [měl] právě teď dělat.

Obrázek domovské stránky s laskavým svolením společnosti David Allen Company. (Na fotce je David Allen.)

skrýt