E-mail, který nemůžete ignorovat

Mnoho pracovníků se vrátí z prázdninové dovolené pod lavinu nepřečtených e-mailů. A třídění těch důležitých od triviálních by podle výzkumné společnosti Gartner mohlo vyčerpat veškerou dobrou vůli – zvláště nyní, kdy tři čtvrtiny všech příchozích kancelářských e-mailů jsou nevyžádané.

Existují však nová řešení pro správu poštovní schránky, která kombinují software a sociologii. Tyto novější aplikace jdou nad rámec stávajících opatření, jako jsou spamové filtry a černé listiny, a upřednostňují příchozí e-maily studiem vzorců lidské interakce.

Microsoft Research vydal jeden takový program 30. listopadu. Bezplatný download se nazývá SNARF, for Sociální sítě a vyhledávač vztahů . Běží spolu s Microsoft Outlook (2002 a novější verze), prochází e-mailovou historií a sleduje řetězce komunikace, aby vyhledal nepřečtené zprávy, které považuje za nejdůležitější.

SNARF měří důležitost odesílatele na základě dvou klíčových faktorů: počtu a frekvence odeslaných a přijatých zpráv. Program pak třídí nepřečtené e-maily do tří polí: zprávy, kde je uživatel uveden v polích Komu nebo Kopie, skupinové e-maily a všechny zprávy přijaté za poslední týden. SNARF uvádí zprávy podle odesílatelů, nikoli podle předmětu, a umisťuje nejdůležitější korespondenty uživatele navrch.

Danyel Fisher, výzkumník v Microsoft Community Technologies Group a člen vývojového týmu SNARF, věří, že efektivita SNARF spočívá v jeho jednoduchosti. Právě počítáme e-maily, říká Fisher. Někteří lidé by to mohli nazvat mozkově mrtvým algoritmem, ale zprávy, které někomu posíláte, jsou docela dobrým příkladem toho, jak dobře znáte lidi, říká. Může být velmi detailní.

Microsoft zatím nemá žádné plány na začlenění SNARF do komerčního programu, jako je Outlook, ale Fisher říká, že sociální sítě budou i nadále tématem při vývoji produktů společnosti. I když se jedná pouze o demonstrační software, říká nám, že existuje hlad po nových způsobech uvažování o e-mailu, říká Fisher. Budeme brát v úvahu, co je důležité, a jak to lidé používají.

Není překvapením, že Microsoft není jedinou společností, která vidí výhody přidání inteligence sociálních sítí do produktivních aplikací. LinkedIn je webová stránka, která využívá principu šestistupňového oddělení, aby pomohla propojit profesionály. Očekává, že vydá aktualizaci svého Aplikace Outlook Toolbar v lednu, která upřednostní e-maily tím, že najde osobní vztahy mezi ostatními členy LinkedIn.

E-mail je nezbytný nástroj a lidé mají problém s jeho správou, říká Konstantin Guericke, spoluzakladatel LinkedIn, který věří, že síť kontaktů, které si uživatelé již vytvořili ve službě jeho společnosti, může také pomoci uspořádat jejich zprávy. Máme síť a chceme ji používat, aby byla použitelná pro životy lidí – nejen každé dva roky, když hledají novou práci, říká.

Podle Guerickeho panel nástrojů LinkedIn vylepší SNARF tím, že bude řešit širší sociální kritéria než historie e-mailů. Náš názor je, že potřebujete kombinaci implikovaných vztahů, říká, a zdůrazňuje důležitost méně zřejmých kontaktů, jako jsou nové obchodní kontakty, které e-mailová historie nemůže uvěřit.

Guericke poznamenal, že nový panel nástrojů využije webové stránky LinkedIn k rozpoznání zpráv od nových odesílatelů v rámci stávající sociální sítě. Využití e-mailových vzorů je dobrým zdrojem dat, ale informace o profilu a vztazích jsou také potřeba, aby fungovaly dostatečně dobře, aby je uživatelé považovali za užitečné, říká.

Pro některé technology je však budování sociálního povědomí do e-mailových systémů přehnané. Několik existujících aplikací již organizuje a upřednostňuje příchozí e-maily lépe než algoritmické filtry, říká Ross Mayfield, generální ředitel společnosti Sociální text , síťová aplikace, která využívá komunitně upravitelné nástěnky, zvané wiki, k úplnému nahrazení e-mailů při řízení projektů.

Jsou chvíle, kdy se vrátíte z dovolené a máte dva tisíce e-mailových zpráv, a [SNARF] by mohl poskytnout jeden rozměr pro třídění těchto dat, říká Mayfield. Pokud bych však měl uživatelům poradit, nechal bych je použít jako filtr poslední možnosti. Pořadí toho, co by pro vás mohlo být důležitější, založené na minulém chování, může vést pouze k vytvoření jiné komory ozvěny.

Zatímco Mayfield věří, že skupinové wiki jsou jedním ze způsobů, jak snížit počet mezikancelářských e-mailů, myslí si také, že zaměření na vyhledávání e-mailů, spíše než na třídění, může pomoci procházet přeplněnou schránkou doručené pošty a zároveň minimalizovat čas na čtení nepodstatných e-mailů. Pokud máte silné vyhledávání, na které se můžete spolehnout, nepotřebujete filtr dopředu, říká s odkazem na integrované vyhledávací možnosti poštovních systémů, jako je Gmail a Yahoo Mail od Googlu.

Žádný systém samozřejmě zatím nedokáže identifikovat a vhodně zdůraznit zprávy od spojení, která navážete mimo elektronický svět – od osoby, se kterou jste si právě vyměnili vizitky, dlouho ztraceného bratrance nebo vašeho přítele s novým e-mailovým účtem.

Coye Cheshire , profesor na School of Information Management and Systems na Kalifornské univerzitě v Berkeley, který studuje sociální výměny online, věří, že vnucování pravidel – i těch odvozených z předchozích zvyků – omezuje komunikaci. Pravděpodobně můžeme udělat dobré předpoklady na základě používání e-mailu, ale máme další interakce, které zatím nevyužívají, říká.

Cheshire věří, že tyto typy problémů vyřeší nová generace sociálně uvědomělých nástrojů, které, jak doufá, začlení síťovou inteligenci do každodenní komunikace, jako jsou telefonické rozhovory a rychlé zasílání zpráv. Jak vidíme, že se věci více posouvají směrem k elektronickým formám komunikace, telefonní linky se přesouvají na elektronické širokopásmové linky, zvyšuje to možnost větší interaktivní komunikace, říká Cheshire.

skrýt