211service.com
Efektivní archivace e-mailů
Ztráta e-mailu může být vážným problémem pro veřejný i soukromý sektor. Nedávno se kvůli tomu dostal pod palbu Bílý dům neuchovává archiv svých e-mailů , a to i poté, co Clintonova administrativa kvůli podobnému skandálu zavedla systém archivace. Bushova administrativa zrušila stávající archivační systém jako součást přechodu z Lotus Notes na Microsoft Exchange a jeho současný systém údajně spoléhá na kombinaci záložních pásek a ručního třídění. Začátkem tohoto týdne podle Washington Post , soudní dokumenty odhalily, že Bílý dům nemohl najít e-maily odeslány během období v roce 2003, které zahrnuje invazi do Iráku.
E-maily může být obtížné efektivně archivovat, protože jsou odesílány v tak obrovském množství, což ztěžuje ukládání ve formě, která se snadno hledá a je prokazatelně odolná proti neoprávněné manipulaci. Oba tyto požadavky jsou zvláště důležité pro e-mail, který je nezbytný pro soudní případy a jiné právní situace. Naštěstí odborníci tvrdí, že existuje mnoho dobrých technologií pro správnou archivaci e-mailů a že možnosti se v posledních letech zlepšily.
Záložní pásky představují mizernou metodu archivace e-mailů, říká Mark Diamond Konturový , konzultační firma pro data a úložiště. Páskové systémy pořizují snímky dat v nastavených denních nebo týdenních intervalech, přičemž ponechávají otevřenou možnost, že data mohou být vytvořena i smazána před vytvořením kopie. V důsledku toho jsou zálohy na pásku skutečně dobré pouze jako pojištění proti selhání systému. Slušný archivační systém, říká Diamond, zahrnuje schopnost vědět, co máte, a schopnost… najít e-maily a snadno je načíst, což je na zálohovacích páskách velmi obtížné.
Stále více se také uznává, že archivační systémy musí být automatizovány, aby správně fungovaly, na rozdíl od pracného a k chybám náchylného systému ručního třídění, který je v současné době zaveden v Bílém domě. Dokonce i mnoho schémat digitální archivace ukládá soubory na více místech. Úplné vyhledání všech souborů souvisejících s konkrétním soudním sporem může vyžadovat prohledání mnoha počítačů na různých místech. Diamond říká, že dobrý archivační systém zaznamená e-mail, jakmile se dostane na server. Další automatizované nástroje mají za cíl chránit e-maily, které se týkají stávajících soudních sporů, a usnadnit třídění existujících uložených zpráv.
Diamond říká, že novější archivační systémy jdou nad rámec pouhého ukládání e-mailů a umožňují během několika minut obnovit data, která by jinak mohla trvat týdny nebo měsíce, než se dostanou do ruky. Taková vylepšení jsou důležitá, říká, protože každý e-mail, který někdo odešle, ať už z e-mailového serveru Bílého domu nebo z firemního e-mailového serveru, je obchodní dokument. Soudy a regulátoři se vyjádřili velmi jasně, říká, že to znamená, že e-maily je třeba řádně uchovávat. Náklady mohou být vysoké, když nejsou zavedeny dobré systémy. Kromě starostí o Bílý dům Diamond poukazuje na případ mezi Intelem a AMD, ve kterém Intel utratil více než 25 milionů dolarů za obnovení ztracených e-mailů. Typická společnost Fortune 500, říká Diamond, má v daném okamžiku více než 150 nevyřízených právních žalob. Dodává, že nejméně 50 procent nákladů na tento soudní spor spočívá ve zpětném získání potřebných dokumentů, z nichž většina je elektronických.
I když se na první pohled může zdát důležité utřídit si, které e-maily je třeba uchovávat, někteří odborníci tvrdí, že je nejlepší si je ponechat všechny. Robin Bingeman, produktový manažer pro Forensic and Compliance Systems, společnost se sídlem ve Spojeném království, která vyrábí nástroj pro archivaci tzv. Kryoserver , má oblíbený příklad pro ilustraci pointy. Představte si e-mail s následujícím textem: Ahoj Bille, rád tě vidím minulý týden. Je nám líto, že jsem slyšela o Eileenině infekci ledvin. Doufám, že se brzy dostane z nemocnice. No, tady je ten dokument, který jsem slíbil ohledně toho selhání sloupku řízení zákazníka. Myslím, že potřebujeme, aby se na to technický tým podíval, než se to stane tak trochu problémem zákazníků. V závislosti na vašem úhlu pohledu, zdůrazňuje, by e-mail mohl být považován za osobní. Obsahuje ale také informace o odpovědnosti za výrobek, které je třeba alespoň podle evropského práva uložit po dobu 10 let. Lidský třídič by se mohl snadno zaměřit pouze na jeden aspekt e-mailu a algoritmus zpracování v přirozeném jazyce se pravděpodobně zmate. Bingeman si myslí, že podniky by si měly vše uchovávat na maximální dobu a zaměřit se na vymýšlení dobrých způsobů, jak data prohledávat a prokázat, že s nimi nebylo manipulováno, aby je bylo možné připustit jako důkaz v případě soudu. případ. Dodává, že tento typ zásad je také dobrý, protože dává společnosti šanci prokázat, že údajný e-mail nebyl odeslán – něco, co nelze udělat se záložními páskami, které nezaznamenají vše.
Peter terSteeg, technický ředitel Quest Software Obchodní jednotka pro sjednocenou komunikaci říká, že společnosti musí dělat víc než jen ukládat e-maily. Společnosti potřebují jednu tabuli skla, aby našly všechna data, která potřebují pro soudní spory, říká. Potřebují najít dodavatele, kteří se chystají významně investovat do této jediné tabule skla pro vyhledávání napříč všemi datovými typy v dané organizaci.
Soubory nebo data vytvořená spoluprací na webu, například prostřednictvím společnosti Microsoft SharePoint , je třeba archivovat spolu s e-mailem, poznámky terSteeg. Nadcházející výzvou pro dodavatele, jako je Quest, je podle něj vyvinout systém, který bude archivovat všechny tyto typy dat a umožní je snadno prohledávat a produkovat jako spolehlivé důkazy u soudu, a to i v případě, že množství dat podstatně narůstá nad rámec organizace. život.
Systémy Mimosa CEO T.M. Ravi souhlasí se směrem, kterým se pole ubírá. Ve skutečnosti začátkem tohoto týdne Mimosa oznámila nové funkce pro stávající systém archivace e-mailů společnosti, které společnostem umožní archivovat a vyhledávat dokumenty mimo e-maily a rychlé zprávy. Pomocí techniky zvané global single instancing software vyhledává v archivu identická data uložená na více místech – například pokud uživatel uloží soubor aplikace Word a poté jej pošle e-mailem 40 lidem v rámci společnosti – a uchová pouze jeden soubor. kopírovat. V budoucnu, říká Ravi, společnost plánuje přidat podporu pro soubory SharePoint.
Na konci dne, říká Contoural's Diamond, archivace e-mailů není o ukládání e-mailů. Je to o ovládání. S ohledem na vyspělost nástrojů na trhu v posledních letech říká, že většina problémů nastává, když organizace, včetně Bílého domu, nepřijdou s dobrou politikou pro používání dostupných technologií.