211service.com
Vzestup virtuální kanceláře
Poznámka redakce: Dnes Obchodní dopad zahájí nový měsíční přehled. Celý srpen. prozkoumáme způsoby, jak technologie mění, jak, kdy a kde pracujeme.
Přehodnocení práce : Andrew McAfee ze Sloan School na MIT tvrdí, že produktivita bílých límečků bude nadále stoupat díky technologiím, které lidem usnadňují práci odkudkoli.
Myšlenka, že kancelář je specifickým místem, kde se odehrává náš profesní život, je stále méně univerzální a méně důležitá. V dnešní době může být mnoho znalostních pracovníků produktivních kdekoli díky chytřejším, početnějším mobilním zařízením, rychlejšímu přístupu k síti a rostoucímu počtu nástrojů pro online spolupráci. Práce na dálku již není jen něčím, co se vám telefonní společnost snaží prodat. A ať je kancelář kdekoli, širší a lepší využití sociálních sítí, analýzy dat a chytrých technologií, jako je rozpoznávání hlasu, může dramaticky zvýšit produktivitu – což znamená, že ve skutečných i virtuálních kancelářích může být méně lidí.
Ale zatímco fyzická kancelář se mění, určité konotace slova kancelář se nemění. Napadají mě alespoň dvě — hierarchická organizace a místo pro lidskou interakci — a nic nenasvědčuje tomu, že by se stávaly méně důležité. Dokonce i ty nejprogresivnější high-tech společnosti si zachovávají mnoho organizačních prvků svých předchůdců z průmyslové doby: manažery na plný úvazek, organizační schémata, popisy pracovních míst a tak dále. A protože lidé zůstávají společenskými zvířaty, konvenční shromažďovací místa zůstanou v podnikání důležitá. Tyto prostory – ať už se jedná o běžné kanceláře, dočasné nebo konferenční prostory – musí být vhodné pro spolupráci. Musí se také stát fyzicky zdravými místy, kde mohou trávit hodiny času, protože sedavá práce se stala významnou zdravotní hrozbou.
Vzhledem k tomu, že kancelář expanduje za své konvenční hranice, musí být splněny klíčové výzvy, včetně otázek ochrany soukromí a bezpečnosti, které představuje distribuovaná globální pracovní síla lidí, kteří pracují digitálně a používají více zařízení. Nové nástroje, jako jsou cloudové kancelářské aplikace pro produktivitu, musí být nejen uživatelsky přívětivé, ale také odolné vůči útokům a ztrátě dat. A pracovníci budou potřebovat lepší nástroje – včetně vylepšeného softwaru pro rozpoznávání hlasu, technologií pro organizaci e-mailů a inteligentních agentů, kteří pomohou zvládnout složité úkoly, jakmile budou vyhrazeny pro specialisty – aby zefektivnili pracovní procesy, pochopili ohromné objemy dat, které je obléhají, a zlepšit produktivitu.
K dnešnímu dni byly nárůsty produktivity v kanceláři díky IT poněkud skromné, alespoň ve srovnání s těmi, které byly zaznamenány ve výrobě. V roce 1989 zaměstnával americký výrobní sektor 18 milionů lidí; do roku 2009 toto číslo kleslo na 11,8 milionu. Ale ačkoli se pracovní síla zmenšila o 34 procent, hodnota přidaná americkými výrobci – tedy hodnota jejich produkce minus náklady na nakupované suroviny – vzrostla o 75 procent na 1,78 bilionu dolarů. Rozhodně jsme také pozorovali zlepšení produktivity bílých límečků, zejména od poloviny 90. let, ale nebylo to tak velké.
To se může brzy změnit. Vezměte v úvahu, že lidé se již běžně zabývají počítači spíše než kancelářskými pracovníky, když si rezervují leteckou společnost, kupují produkty a zařizují doručení nebo řeší problém s produktem, který vlastní. Pokud úkol zahrnuje jednoduché a předvídatelné formy komunikace bez větších nuancí nebo emocí, počítače to zvládnou dobře, takže lidé budou muset zvládnout stále se zmenšující počet výjimek z obvyklých postupů nebo otázek.
Další pokroky v umělé inteligenci by mohly posunout produktivitu ještě dále. Výrazně se zlepšilo rozpoznávání hlasu, syntéza řeči a automatický překlad. A viděli jsme, že počítače nyní dokážou přesně porozumět otázkám a odpovídat na ně: Superpočítač Watson od IBM porazil lidské konkurenty v Ohrožení! dříve v tomto roce. Skeptici poukazují na to, že futuristé slibují revoluci řízenou umělou inteligencí v práci se znalostmi po celá desetiletí. Ale nyní i skeptici nacházejí telefonní čísla s pomocí počítačových operátorů. Když se sečtou zvýšení produktivity z těchto inovací, předpokládám, že budou markantní.
Kromě toho mohou softwarové a sociální nástroje zvýšit produktivitu zbývajících lidských kancelářských pracovníků. Například zástupce zákaznického servisu, který se zabývá technickými otázkami, může po telefonu pracovat vždy pouze s jedním zákazníkem, ale je snadné obsluhovat dva nebo více zákazníků současně, pokud je médiem rychlé zasílání zpráv. Celá průmyslová odvětví založená na kancelářích se mohou stát mnohem efektivnějšími; právnická profese může být například v raných fázích hluboké transformace, zejména proto, že ceny, které jsou klienti ochotni zaplatit, klesají. Nový druh právního outsourcingu nabízí mnohem levnější způsoby plnění určitých úkolů: smluvní právníci a digitální nástroje skenují dokumenty například během procesu zjišťování. Inteligentní software bude jen lepší v hledání asociací v těchto dokumentech a získávání významu z toho všeho.
Jednu z největších překážek vyšší produktivity kanceláře nejlépe vyjádřil zesnulý Lew Platt, bývalý generální ředitel společnosti Hewlett-Packard: Kdyby jen HP vědělo, co HP ví, byli bychom třikrát produktivnější. Jinými slovy, většina organizací náročných na znalosti odvádí mizernou práci při zachycování relevantních informací a jejich sdílení mezi všemi lidmi, kteří by z nich mohli mít prospěch. Ale digitální nástroje, které řeší Plattovu frustraci, se v posledních několika letech změnily z nedostatečné na průmyslovou sílu. Tyto nástroje zahrnují blogy a mikroblogy, software pro sociální sítě a nástroje ve stylu wiki, které umožňují spolupráci, aniž by ji přísně omezovaly. Dávají jednotlivcům hlas, umožňují skupinám a komunitám se snadno a spontánně utvářet a pomáhají shromažďovat a šířit znalosti. Budou hlavní silou, která bude v nadcházejících letech formovat kancelářskou práci.
K tomu však musí být zařízení a data v bezpečí. Rostoucí prevalence tabletových počítačů a chytrých telefonů představuje dvojsečný meč. Lidé často po ránu popadnou tato zařízení jako první a velká část jejich života – včetně práce – se točí kolem nich. To znamená, že zaměstnanec může vykonávat práci kdekoli, ale druhou stranou je, že firemní data jdou, kamkoli jde pracovník, a společnost je nemůže snadno ovládat. Manažer chce mít možnost zamknout vás z vašich mobilních zařízení, pokud vás propustí, takže nemůžete nic ukrást. A hlavní informační důstojník nechce, abyste si stahovali malware. U některých společností řeší model iPadu poslední problém: žádná aplikace nemůže běžet, dokud ji Apple nezkontroluje a nepožehná. Puristům za svobodu internetu se to nemusí líbit, ale CIO ano; chtějí v noci tvrdě spát. V blízké budoucnosti však hlavní mobilní platformy pravděpodobně představí některá zajímavá řešení, která zachovají výhody mobilních a sociálních počítačů a zároveň uvalí určitá přístupová a bezpečnostní omezení, která omezí riziko pro firemní data. A když se vyřeší bezpečnostní problémy, můžeme konečně dosáhnout plného potenciálu distribuované pracovní síly.
I když se technologie množí a jejich problémy jsou překonány, kanceláře – bez ohledu na to, jak jsou virtuální – zůstávají sbírkami lidí. Ve své práci jsem viděl pozitivní zpětnou vazbu mezi tím, co děláme, když se setkáme tváří v tvář, a způsoby, jak tyto vztahy digitálně posilujeme pomocí nových nástrojů. A je důležité si uvědomit, že i v tomto světě nezávislých dodavatelů a dodavatelů na částečný úvazek se společnosti stále zoufale snaží najímat dobré lidi a udržet si je. To se v dohledné době nezmění, bez ohledu na to, kolik skvělých digitálních nástrojů máme. Kancelář budoucnosti by mohla mít méně lidí, ale na těch, kteří tam jsou, bude záležet více než kdy jindy.
Andrew P. McAfee je hlavní vědecký pracovník Centra pro digitální podnikání na Sloan School of Management na MIT a autor knihy Enterprise 2.0: Nové nástroje pro spolupráci pro nejnáročnější výzvy vaší organizace .