211service.com
Stát Green Mountain je zelenější
Kanceláře pravděpodobně nikdy nebudou zcela bezpapírové, navzdory dlouholeté technologické proroctví naopak. Prudké snížení spotřeby papíru je však stále možné, jak se snaží dokázat jedna státní agentura ve Vermontu.
ve Vermontu Oddělení informací a inovací (DII) zajišťuje zadávání IT pro stát a velká část této práce je náročná na papír. Agentura uzavírá smlouvy s externími dodavateli, jako jsou poskytovatelé antivirového softwaru nebo prodejci hardwaru, aby udržovala technologickou infrastrukturu státní vlády. Danou smlouvu, kterou zpracovává DII, bude možná muset vidět a schválit několik lidí, než bude možné ji přijmout, a každý krok stále vyžaduje tisk a ruční podpis. DII by mohlo zpracovat 80 takových smluv za měsíc.
Zhruba před rokem se úředníci v agentuře začali snažit tento proces zefektivnit a zlevnit tím, že se budou více spoléhat na online nástroje. DII se stal beta testerem pro software od IBM a Silanis který umožňuje zaměstnancům agentury podepsat dokument digitálně přidáním dat, které ověřují a zaznamenávají identitu podepisujícího elektronicky, bez potřeby jedinečného rukopisu. Systém pak automaticky upozorní další osobu v řadě, že je řada na ní, aby si to prohlédl. Není třeba předávat fyzický dokument a sbírat podpisy. Tok zakázek organizací již není omezen rychlostí chůze zaměstnanců.
Podobná opatření v jakékoli organizaci by mohla přinést úspory, které se rychle sčítají. Ken Bisconti, vedoucí divize Enterprise Content Management společnosti IBM, říká, že když společnosti přestanou tisknout e-maily a další dokumenty, které se rodí digitálně, mohou snížit spotřebu papíru o 80 až 90 procent. François Ragnet, programový manažer Xerox Research Center, který se zaměřuje na technologii dokumentů, si představuje budoucnost, ve které bude mnohem více dokumentů uloženo online a automaticky se samy aktualizují, takže papír bude potřeba jen za omezených okolností.
V současnosti však lze papír minimalizovat pouze do určité míry, říká Kris Rowley , ředitel informační bezpečnosti DII. Konečné verze smluv musí být ještě vytištěny a fyzicky uloženy. A ne každý resort v rámci státní správy je ochoten nebo schopen používat elektronické podpisy. Papír v kanceláři nikdy nezmizí,“ říká Rowley. Také si není jistá, kolik peněz toto úsilí ušetří. Přesto doufá, že DII může přispět ke zmenšení očekávané mezery 153 milionů dolarů ve státním rozpočtu. Vermont byl vždy o zelené, říká, a tam se plýtvá strašně moc papírem – není to potřeba, zvláště s technologií, jak to jde.